L’obiettivo primario è di incrementare un processo, già iniziato dal ’97 e che dovrebbe raggiungere risultati sempre più tangibili entro un arco di tempo di medio termine , che porti ad avere un Sistema Informativo Aziendale sempre più unitario e integrato per quanto riguarda l’ insieme delle componenti informatiche che stanno alla base poi del Sistema Informativo stesso e che sono costituite da: le strutture dati, gli applicativi, la rete di comunicazione interna all’ente e territoriale, e l’ambiente utente di lavoro.

Si svilupperà un Sistema Informativo tecnologicamente e funzionalmente adeguato alle complessive esigenze di governo di una moderna Amministrazione e al quale si dovranno sempre più appoggiare:

• la gestione dei servizi misurabile in termini di efficacia e gradimento
• la trasparenza dell’Amministrazione in ambito locale e nazionale (Reti Civiche)
• la semplificazione delle procedure a vantaggio dei cittadini e dei servizi stessi
• la valutazione dei costi e dei parametri di economicità della macchina comunale
• la progettualità interna e la valorizzazione delle professionalità presenti nell’ente

In questa logica di integrazione e di adozione di standard non proprietari ma aperti si collocano alcune scelte tecnologiche che privilegiano le architetture modulari, client/server, Intranet, web senza trascurare l’esigenza di garantire il pieno utilizzo degli investimenti fatti in ambito "legacy" e sui quali si appoggiano banche dati e applicazioni aziendali istituzionali.

Si svilupperanno a maggior ragione prodotti e ambienti in grado di dialogare con il mondo dell’innovazione non solo interna all’ente per rispondere sempre più agli obblighi delle PP.AA. in materia di accesso alle informazioni, tutela della privacy, servizi telematici per i cittadini e le aziende (URP, sportello unico, carte intelligenti, etc..).

Nel Comune di Firenze esiste un’informatizzazione di base non trascurabile dal momento che su 1800 potenziali addetti ad una scrivania informatizzata già si dispone di oltre 700 posti di lavoro "pentium", di cui 400 in rete interna (protocollo ip) e oltre 500 dotati di browser standard Internet. I servers web di via Maragliano gestiscono già 450 caselle di e-mail e la rete interna copre il 30% delle sedi da cui oltre alla posta elettronica si fanno accessi alle pagine della Rete Civica in numero di circa 50.000 al mese rispetto ai 250.000 provenienti dall’esterno.

A conferma del già consistente utilizzo degli strumenti informatici da parte degli uffici amministrativi e tecnici del Comune di Firenze nel 1998 sono stati effettuati dalla Direzione informatica 3300 interventi di assistenza hardware/software e oltre 1000 ore di corsi di formazione al personale degli uffici. Sempre nel ‘98 sono state dedicate oltre 30000 ore di lavoro di programmazione e analisi per l’adeguamento o la realizzazione di programmi.

E' l'esigenza di conseguire applicazioni più flessibili e governabili che rende necessaria la riprogettazione di sistemi attualmente in uso presso la nostra Amministrazione non più adatti ad una realtà complessa ed articolata come la nostra..

La sostituzione dei sistemi in essere potrà avvenire solo per fasi. Quella attuale e immediatamente successiva contemplano l'assestamento di alcuni fondamentali sistemi - S.I.Po.(anagrafe e stato civile), SIGAGIP(gestione del personale) - e sia l'emendamento da alcune grosse procedure dal problema insidioso dell'anno 2000 e dell’adeguamento all'Euro. Al di là degli adeguamenti, l'obiettivo che occorre porsi è la realizzazione di un'architettura altamente modulare, formata da un insieme di componenti software integrabili, allo scopo primario di dare qualità al sistema informativo del Comune, ossia di renderlo più manovrabile, efficiente ed affidabile perché più semplice, snello e facilmente modellabile. L'attività di sviluppo software deve pertanto, da un lato portare a conclusione l'opera già avviata e dall'altro iniziare la sua evoluzione verso il mondo dei componenti e delle applicazioni aperte, scalabili e distribuite. Il nucleo del sistema sarà costituito dalla "informazione complessa" (non più il "dato grezzo") , e dalla sua "comunicazione in rete". E' infatti la capacità di fornire informazioni utili, perché sintetiche e altamente significative che costituisce il valore aggiunto fondamentale di un moderno sistema informativo.

Le stime di investimento in questo ambito derivano da una ricognizione globale sulle esigenze delle 27 Direzioni e dei 3 Uffici Speciali avvenuta attraverso una specifica intervista con i singoli Direttori e i loro collaboratori che partendo dall’analisi della situazione esistente si è proposta di far scaturire le esigenze a medio termine (‘99-2001) degli uffici e farle confluire nel quadro generale. Tali esigenze si integrano nel progetto generalizzato di allargamento della base di postazioni di lavoro informatizzate connesse in rete intranet avviato dalla Direzione Sistemi Informativi negli ultimi 2 anni che porterà ad estendere a tutte le sedi principali la connessione in rete rendendo possibile l’accrescimento (mediante nuovi posti di lavoro e/o la sostituzione degli obsoleti) del rapporto posti di lavoro aggiornati/addetti dall’attuale 30% a livelli del 95/100 % entro il 2001. Attraverso interfacce standard (Windows e Web) si avrà un ambiente utente omogeneo dal quale sarà possibile attivare ogni tipo di procedura dalla gestione della posta elettronica, agli atti amministrativi, alla gestione dei servizi, fino alle informazioni da mettere in rete civica.

La realizzazione della rete interna (standard tcp/ip) che prevede flussi, tra le sedi più impegnate dalle transazioni, fino a 2Mb, è il punto di arrivo dell’infrastruttura di comunicazione senza la quale gli sforzi di adeguamento dell’hardware e del software applicativo si vanificherebbero in gran parte. Il piano triennale di informatizzazione prevede pertanto una consistente revisione dei sistemi di comunicazione che si basano attualmente su canali digitali a 64Kb e altre linee analogiche di minori prestazioni sfruttando al massimo una rete fonia-dati già esistente e non più rispondente alle esigenze di traffico e di affidabilità richieste dall’impetuosa crescita delle applicazioni e delle banche dati che trovano nella condivisione e nella integrazione offerta dalla rete lo strumento della loro ragione di essere. Gli investimenti su questa infrastruttura vanno quindi di pari passo con l’impegno per il rinnovamento dell’hardware e del software sia in ambiente server (mainframe compreso) che client (P.C., network station, etc..). La pianificazione e la razionalizzazione dei flussi interni (dati e fonia) insieme alla drastica riduzione delle linee dati dedicate per connessioni 3270, potrà produrre costi addirittura inferiori, a quelli finora sostenuti.

Un processo di rinnovamento di questa importanza non può non essere accompagnato da una adeguata professionalità che nell’arco del triennio porti a concretizzare sia l’opera di aggiornamento professionale del personale esistente sia l’adeguamento del numero delle unità lavorative della Direzione alle necessità derivanti dalla esponenziale crescita dei carichi di lavoro che un’informatizzazione così diffusa e complessa comportano per il personale della Direzione Sistemi Informativi.

Il sistema Informativo Scolastico, che andrà ad integrarsi con la Rete Civica Unitaria e che confluirà nel progetto del Ministero della Pubblica Istruzione, si pone l'obiettivo della realizzazione e della gestione di un sistema integrato che produca procedure di controllo e gestione delle iscrizioni degli alunni delle scuole di ogni ordine e grado nonché le iscrizioni ai corsi di formazione professionale. L'efficace gestione della rete scolastica con la conseguente ridistribuzione territoriale delle scuole e degli organici consentirà oltre che il miglioramento delle prestazioni erogate anche lo scambio di informazioni attraverso il coordinamento delle iniziative delle scuole dell'obbligo e di istruzione secondaria con l'Amministrazione Comunale e Provinciale.

La realizzazione di un Sistema Informativo Territoriale nasce dalla richiesta degli utenti interni all'Amministrazione Comunale di disporre di stazioni di produttività personale sempre più versatili. Quanto sopra se si applica alle informazioni tradizionali di tipo alfanumerico, è a maggior ragione valido quando siano coinvolte informazioni di tipo spaziale trattate dai Sistemi Informativi Geografici. L'indirizzo corrente di sviluppo in ambito di sistemi informativi è quella dell'integrazione di tutte le applicazioni informatiche tramite servizi di tipo Intranet/Internet. La loro caratteristica è quella di un facile utilizzo da parte degli utenti perché basati su strumenti che ormai sono alla portata di figure professionali anche estranee alla cultura informatica. Questo richiede risorse altamente specializzate, non solo per le fasi di realizzazione esterne all'Amministrazione, ma anche e soprattutto per quelle di supervisione e integrazione fra le diverse attività del Comune.

Il compimento di un Sistema Informativo Territoriale porterà beneficio all'utenza esterna, nel suo rapporto con l'Amministrazione Comunale, che potrà ottenere risposte celeri ed articolate in uno standard che terrà conto sia della semplificazione amministrativa che della trasparenza.

L' informatizzazione della Direzione Servizi Demografici, in gran parte già avviata, sarà oggetto di un ulteriore perfezionamento tecnologico anche per effetto delle leggi di semplificazione amministrativa. Il suo completamento sarà costituito da un sistema di archiviazione su supporto elettronico dell'archivio dei dati inerenti il rilascio delle carte di identità e degli archivi cartacei oltre che al recupero, sul Sistema Informativo della Popolazione (S.I.Po.), di una parte dei dati di Stato Civile. L'obiettivo da conseguire, con l'eliminazione quasi totale della certificazione manuale e degli archivi cartacei, è la realizzazione della modernizzazione dei servizi demografici che dal tradizionale ruolo di dispensatori di certificati si trasformeranno in gestori informatizzati della banca dati indispensabile a tutte le pubbliche amministrazioni, che così organizzata costituirà una delle fonti primarie per la programmazione delle attività dell'Amministrazione che potrà operare conoscendo in tempo reale la situazione della popolazione sia in termini sintetici che analitici.

Un progetto d’informatizzazione aziendale richiede livelli di consapevolezza e di condivisione forte in quanto si tratta di un intervento trasversale che va ad incidere anche su aspetti organizzativi di notevole rilievo. La sua realizzazione deve pertanto poter essere verificata regolarmente e nel caso anche aggiustata in funzione di eventi o fatti non prevedibili oppure per riscontri che portano ad una nuova valutazione del dal farsi senza che il progetto globale ne risenta in modo da pregiudicarne il suoi principali obiettivi. Anche la ricerca di partner pubblici o privati, sponsorizzazioni e finanziamenti nazionali e comunitari rientrano negli intendimenti della Direzione Sistemi Informativi.