Prot. 14136

CIRCOLARE n°. 8

Il Comune di Firenze si sta dotando di un nuovo sistema integrato di gestione delle risorse umane (SIGRU), il cui avvio è previsto per il prossimo mese di gennaio.

Il nuovo applicativo comprende anche il modulo di gestione delle presenze/assenze del personale, che sostituirà il SIGAGIP attualmente in uso presso tutte le cosiddette "segreterie di Direzione" (cioè coloro che nelle singole strutture si occupano della gestione amministrativa del personale) e che sarà alimentato dalle registrazioni delle presenze/assenze stesse, quali fattori basilari ed essenziali per il funzionamento dell'intero sistema.

Vengono così ad assumere precipua evidenza ed importanza le disposizioni in materia di orario di lavoro.

Al riguardo vogliamo anzitutto sgombrare il campo da qualsiasi preoccupazione circa variazioni o modifiche alla vigente disciplina che resta inalterata anche rispetto a quanto contrattualmente convenuto, con la conferma - ad esempio - dei 60 minuti di flessibilità sia in entrata che in uscita e conseguente recupero; piena è inoltre la disponibilità ad affrontare e risolvere, nei limiti del possibile ed in accordo con le varie Direzioni, situazioni problematiche di carattere generale, già rilevate o che possano in futuro emergere, anche per i servizi articolati in turno.

Quel che SIGRU induce - e che si intende con forza perseguire nell'interesse generale - è l'obbiettivo di ricondurre il tutto alla massima trasparenza, chiarezza e correttezza, tramite oggettive registrazioni automatiche e l'inserimento tempestivo di dati, limitato all'indispensabile, da chi a ciò preposto; sono quindi semplicemente richiesti comportamenti responsabili improntati a doverosa attenzione e diligenza.

In merito si ricorda che le disposizioni in materia di personale sono riportate nella circolare n° 3 del 12/3/2002 (personale del comparto EE.LL.) e n° 12 del 30/12/2004 (personale insegnante) e che la disciplina di flessibilità, pausa pranzo, buoni pasto e orari agevolati è contenuta nel contratto collettivo decentrato integrativo 29.12.2005. Tutti i documento citati, nonché il "codice di comportamento", sono disponibili nel sito del Comune al seguente indirizzo:

In tale processo, ripetiamo, è necessario il responsabile e corretto comportamento di tutti i dipendenti, peraltro basato su concetti semplici ed elementari di cui oltre sono ricordati quelli basilari , in stretto rapporto collaborativo con le "segreterie di Direzione" che avranno un ruolo determinante, attenendosi alle direttive e disposizioni della Direzione Organizzazione al fine di garantire un' omogenea e corretta gestione del personale in tutti gli uffici; in questo senso, limitatamente a tali attività, le segreterie dipenderanno funzionalmente dalla Direzione Organizzazione che assicurerà il debito supporto con "dedicati" referenti.

Considerato che il sistema si fonda sulla rilevazione automatica delle presenze/assenze, occorre effettuare sempre una corretta timbratura in entrata e in uscita; pertanto tutti dovranno "strisciare" il badge almeno due volte all'inizio ed alla fine del proprio orario di lavoro, così come per la pausa pranzo e il servizio esterno.

L'introduzione del SIGRU comporta una razionalizzazione organizzativa di alcuni aspetti della gestione degli orari e delle assenze:

• Viene eliminata la regola obsoleta, che oggi non ha più giustificazione, della tolleranza dei cinque minuti in entrata e in uscita a partire dal 1° gennaio 2007, anche al fine di eliminare disparità di trattamento tra colleghj, tenuto conto della diffusione degli strumenti di timbratura avvenuta negli ultimi anni nonchè del fatto che istituti della contrattazione nazionale e aziendale prevedono e consentono più consone alternative (segnatamente la flessibilità e gli orari agevolati);
• Precise disposizioni di legge tutelano la salute dei lavoratori, tra queste il decreto legislativo n. 66/2003 che prevede una necessaria interruzione per il recupero psicofisico al termine della prestazione lavorativa antimeridiana. In applicazione di tale norma, il sistema decurta in automatico ogni eccedenza di orario fino a 30 minuti (a mero esempio, nel caso un dipendente sia entrato alle 8.10 e si trattenga fino alle 14.20, l'eccedenza di orario pari a 10 minuti è decurtata dalla prestazione lavorativa giornaliera);
• Ingiustificati accumuli di maggior prestazione giornaliera non possono essere mai considerati alla stregua di prestazione straordinaria, la quale deve essere debitamente autorizzata dal responsabile del Servizio (cfr. § 12.1 CCDI 29.12.2005). Non saranno quindi ammessi a pagamento o recupero tali accumuli che verranno non considerati e decurtati, salva l'ipotesi - se correttamente effettuati dopo l'interruzione antimeridiana - del loro utilizzo a compensazione di pregressa flessibilità negativa;

• Per quanto riguarda la corresponsione del buono pasto, ferma restando la disciplina di cui al § 5 CCDI 29.12.2005, questo viene erogato, sia in giornata lunga che in giornata con prestazione straordinaria, laddove il dipendente maturi otto ore di lavoro effettivo con un intervallo non superiore a 45 minuti.

• Al fine di garantire l'aggiornamento quotidiano, da parte delle "segreterie di Direzione", dei dati relativi alle presenze/assenze con la correttezza indispensabile quale garanzia per un miglior servizio al personale, è necessario che tutti i dipendenti collaborino, comunicando:

• preventivamente le assenze programmate o programmabili (ferie, congedi, permessi), anche per motivi di servizio (trasferte, servizi esterni);
• tempestivamente il motivo dell'assenza non programmata nel rispetto dei termini previsti dalle disposizioni interne (ad esempio l'assenza per malattia deve essere comunicata entro e non oltre le 8.30).

• Nel caso sia rilevata un'assenza che non abbia preventiva giustificazione, anche al fine di evitare l'avvio di un procedimento disciplinare (ferma restando la valutazione del dirigente interessato), le "segreterie di Direzione" tenteranno di contattare, nel reciproco interesse, il dipendente per verificare le ragioni della mancata presenza e capire se la stessa possa essere giustificata.

Nel sistema SIGRU è infine prevista anche l'attivazione di un servizio dedicato primariamente al personale dipendente denominato PORTALE DEL DIPENDENTE, attraverso il quale, nel pieno rispetto della normativa in materia di privacy, risulterà più semplice ed immediato il rapporto dipendente - Amministrazione e consentirà l'accesso ai propri dati quali la busta paga, il riepilogo mensile delle presenze/assenze all'utente etc.. Le modalità di accesso al portale e di consultazione dei dati saranno comunicate con successivo avviso.

Il Responsabile della Direzione Organizzazione

( dott. Piero Cipriani )

Firenze, 21 dicembre 2006